Toutes les sociétés qui effectuent le déménagement de leur siège social doivent le notifier. Pour cela, elles doivent remplir certaines conditions et compléter certaines formalités. Les étapes requises pour signaler un transfert de siège social d’une entreprise sont les suivantes :
- Modifier les statuts dans les limites autorisées
- Publier une annonce à propos du déménagement du siège
- Informer l’organisme compétent du transfert
Préparation à la déclaration du transfert du siège social d’une entreprise
Avant de soumettre une déclaration concernant le déménagement du siège d’une entreprise, il est nécessaire de s’assurer que la résolution a été adoptée dans les meilleures conditions. Cela est le cas si l’organe qui a décidé du transfert :
- Possède les autorisations pertinentes pour le faire,
- Se conforme aux règles légales et/ou statutaires imposées.
Voilà l’ensemble des exigences à respecter suivant la forme juridique de la société :
| Forme juridique | Modalités de la prise de décision |
| SASU | Associé unique, à moins que les statuts n’en décident autrement (donner le pouvoir au président sous réserve de sa ratification, par exemple) |
| SAS | Organe prévu dans les statuts (la loi ne nécessite pas une décision collective des associés, elle peut s’agir par exemple, du président) |
| EURL | Associé unique par une décision unilatérale ou le représentant légal (gérant) sous réserve d’une validation par l’associé unique |
| SARL | Associés détenant plus de la moitié des parts sociales (transfert à l’étranger) ou le gérant sous réserve de l’approbation des associés (France) |
| SA | Conseil d’administration/de surveillance sous réserve d’une ratification par les associés (transfert en France) ou des associés réunis en assemblée générale extraordinaire (Étranger) |
Le processus d’application nécessite un formalisme considérable, puisqu’il se compose de modifier les statuts de la société. Un document est généralement rédigé pour matérialiser la prise de décision ; cela peut être :
- Un procès-verbal d’assemblée générale lorsque les associés ont pris une décision collective,
- Ou un procès-verbal de décision de l’associé unique lorsque ce dernier a pris une décision unilatérale.
Publicité à publier pour le transfert de siège de l’entreprise
L’entreprise a un délai de un mois à partir de la date du procès-verbal modificatif pour annoncer la publicité dans un journal spécial : un journal d’annonces légales (JAL). Plus précisément, il faut afficher un avis légal de transfert de siège social.
Celui-ci doit contenir un certain nombre de détails et notamment :
- L’adresse de l’ancienne ainsi que celle de la nouvelle adresse de l’entreprise,
- Les informations relatives à l’entreprise (nom, forme, montant du capital),
- Le numéro SIREN de l’entreprise suivi de l’indication du greffe dans lequel elle est inscrite,
- Et le RCS d’implantation du nouveau siège social de l’entreprise.
Une précision essentielle doit être mise en avant :
- Lorsque le ressort du tribunal de commerce demeure inchangé, l’entreprise doit mettre en ligne une annonce légale dans un JAL couvrant le lieu de son siège,
- Si le ressort du tribunal de commerce évolue, elle doit publier deux annonces (une dans un JAL du lieu de départ, l’autre dans un JAL du lieu d’arrivée).
Dans ce cas de figure, l’annonce légale doit préciser l’identité des personnes ayant le pouvoir d’engager l’entreprise vis-à-vis des tiers.
Le JAL fournira, lorsqu’il aura programmé la diffusion de l’annonce légale, une attestation de parution. L’entreprise doit conserver ce document.
Déclaration du changement de siège pour l’inscription modificative
Une fois le déménagement de l’entreprise réalisé et l’annonce publiée, il est nécessaire de la formaliser. Cette étape permet de mettre à jour les informations du registre du commerce et des sociétés (RCS) et de délivrer un nouvel extrait Kbis à l’entreprise.
Pour cela, il faut établir une demande d’inscription modificative au RCS et l’envoyer au centre de formalités des entreprises (CFE) ou au greffe du tribunal de commerce (TC). Cette demande se compose de plusieurs pièces :
- une copie de l’acte modificatif certifiée par le dirigeant,
- une copie des statuts mis à jour certifiée par le dirigeant,
- un formulaire de demande d’inscription modificative (imprimé M2) complété et signé,
- une copie de l’attestation de parution de l’annonce légale,
- une copie d’un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail, titre de propriété…),
- une liste des sièges sociaux occupés antérieurement par l’entreprise (si elle change de ressort de greffe).
Le tarif de cette formalité varie entre 80 et 250 euros en fonction de la forme juridique de l’entreprise et du fait qu’elle change (ou non) de ressort de tribunal. Le dossier peut également être traité en ligne sur le site infogreffe.fr.
